Kiekvienas, kas bent kartą siuntė gyvenimo aprašymą darbdaviui ar pildė kokią nors formą internete, greičiausiai susidūrė su prašymu „prašome pridėti dokumentą PDF formatu”. Ir tai nėra atsitiktinumas – PDF per pastaruosius du dešimtmečius tapo tuo tiltu, kuris jungia skirtingas operacines sistemas, programas ir įrenginius. Nesvarbu, ar naudoji seną kompiuterį su Windows 7, ar naujausią „MacBook”, PDF failas atsidarys taip, kaip jį matė ir siuntėjas – be iškreiptų šriftų, pasislinkusių lentelių ar sugadinto maketo.
Tačiau čia ir kyla klausimas – kaip tą failą, kurį turi Word, Excel ar tiesiog nuotraukos formatu, paversti PDF dokumentu? Ir ar visi būdai vienodai geri? Pabandykime išsiaiškinti, kur slepiasi spąstai ir kaip šį procesą padaryti kiek galima paprastesnį.
Kodėl PDF tapo tokiu populiarus visoje Europoje ir pasaulyje
PDF (Portable Document Format) sukūrė „Adobe” dar 1993 metais, ir tikslas buvo paprastas – sukurti formatą, kuris išlaikytų dokumento išvaizdą nepriklausomai nuo to, kokiu įrenginiu jis būtų atidarytas. Šiandien šis formatas naudojamas praktiškai visur – nuo valstybinių institucijų dokumentų Vokietijoje, sąskaitų faktūrų Ispanijoje iki universitetų diplomų Lietuvoje.
Kodėl taip nutiko? Priežastis paprasta – PDF „užrakina” dokumento maketą. Jei siųsi Word dokumentą kolegai, kuris naudoja senesnę programos versiją, tekstas gali pasislinkti, šriftai pasikeisti, o lentelės – suirti. PDF tokių problemų neturi, nes jis veikia kaip skaitmeninė fotografija dokumento – viskas išsaugoma tiksliai taip, kaip buvo sukurta.
Be to, daugelis Europos Sąjungos institucijų ir teisinių sistemų reikalauja dokumentus teikti tik PDF formatu, nes jį sunkiau redaguoti be pėdsakų. Tai suteikia papildomą saugumo lygį, kai kalbama apie sutartis, sąskaitas ar oficialius pareiškimus.
Word, Excel ir PowerPoint dokumentų konvertavimas – tikriausiai dažniausias atvejis
Didžioji dalis žmonių, ieškančių, kaip konvertuoti failą į PDF, turi tekstinį dokumentą, skaičiuoklę ar pristatymą. Gera žinia – šiuolaikinės „Microsoft Office” programos jau turi įmontuotą galimybę tai padaryti be jokių papildomų programų.
- Word dokumentuose tereikia spustelėti „Failas”, pasirinkti „Eksportuoti” arba „Įrašyti kaip”, ir tarp formatų rasti PDF.
- Excel skaičiuoklėse procesas panašus, tačiau čia svarbu atkreipti dėmesį į spausdinimo sritį – jei ji nenustatyta, PDF gali gautis su nukirptomis lentelėmis arba per daug puslapių.
- PowerPoint pristatymuose galima rinktis, ar konvertuoti su skaidrių pastabomis, ar tik pačias skaidres – tai priklauso nuo to, kam dokumentas skirtas.
Jei neturi „Microsoft Office” licencijos, „Google Docs”, „Sheets” ir „Slides” taip pat leidžia atsisiųsti dokumentą PDF formatu absoliučiai nemokamai. Tereikia atidaryti failą, eiti į „Failas” → „Atsisiųsti” → „PDF dokumentas”.
Kai turi ne dokumentą, o nuotrauką ar nuskenuotą lapą
Kitas dažnas atvejis – kai reikia paversti į PDF ne tekstinį failą, o nuotrauką. Pavyzdžiui, nusifotografavai sąskaitą, pasą ar diplomą telefonu, ir dabar reikia tai išsiųsti kaip PDF. Šiuo atveju veikia kiek kitokia logika.
Telefonuose, tiek „Android”, tiek „iPhone”, dažnai yra įmontuota galimybė iš karto nuskenuoti dokumentą kaip PDF, naudojant kameros programą. „iPhone” tai daroma per „Užrašų” programą (pasirinkus „Skenuoti dokumentą”), o „Android” telefonuose panašią funkciją turi „Google Drive” programa.
Jei nuotrauka jau yra galerijoje, ją taip pat galima konvertuoti naudojant internetinius įrankius – tiesiog įkeli JPG ar PNG failą, ir per kelias sekundes atgauni PDF versiją. Tai patogu, kai reikia sujungti kelias nuotraukas į vieną kelių puslapių dokumentą – pavyzdžiui, jei skenuoji kelis paso puslapius ar sutarties lapus.
Internetiniai konvertavimo įrankiai – kada jie tikrai naudingi
Šiuo metu internete yra dešimtys, jei ne šimtai svetainių, žadančių konvertuoti failus į PDF akimirksniu. Ir tiesa – dauguma jų puikiai veikia paprastiems atvejams. Ypač naudingi tokie įrankiai, kai:
- reikia konvertuoti kelis failus vienu metu ir sujungti juos į vieną PDF;
- naudojatė kompiuteriu, kuriame neįdiegta „Office” ar kitos redagavimo programos;
- reikia paversti neįprastą formatą, tarkim, iš vieno teksto redaktoriaus formato į kitą, tada į PDF;
- norite greitai sumažinti PDF failo dydį po konvertavimo, nes originalus failas per didelis siųsti el. paštu.
Tačiau čia svarbu vieną dalyką pasakyti aiškiai – ne visi tokie įrankiai vienodai patikimi. Prieš įkeliant asmeninius ar konfidencialius dokumentus, verta patikrinti, ar svetainė naudoja šifruotą ryšį (adreso juostoje turėtų būti spynos ženklas ir „https”), ir ar joje aiškiai nurodyta, kaip elgiamasi su įkeltais failais – ar jie ištrinami po tam tikro laiko, ar saugomi serveryje.
Dažniausios klaidos, kurias žmonės padaro konvertuodami dokumentus
Iš patirties žinau, kad dauguma problemų kyla ne dėl to, kad įrankis blogas, o dėl kelių pasikartojančių klaidų:
- Neteisingas šriftų rodymas. Jei dokumente naudojamas retas šriftas, kurio nėra konvertavimo įrankyje, PDF gali gautis su pakeistu šriftu, o tekstas – pasislinkęs.
- Per didelis failo dydis. Konvertuojant nuotraukas ar skenuotus dokumentus dideliu skiriamosios gebos, PDF gali užimti dešimtis megabaitų, ką sunku išsiųsti el. paštu.
- Puslapio orientacijos problemos. Excel lentelės ypač dažnai „nukrypsta” – lentelė, kuri ekrane atrodė tvarkinga, PDF gali pasklisti per kelis puslapius.
- Konvertavimas iš netinkamo formato. Kartais žmonės bando konvertuoti .pages arba .odt failus įrankiuose, kurie tų formatų nesupranta, ir gauna sugadintą rezultatą.
Prieš siunčiant galutinį PDF failą, visada verta jį atidaryti ir peržiūrėti – ar tekstas nepasislinko, ar visi puslapiai vietoje, ar nuotraukos nesutraukytos. Ta minutė sutaupys nemažai galvos skausmo, jei dokumentas skirtas, tarkim, darbo pokalbiui ar oficialiam pateikimui.
Saugumas – dalykas, apie kurį pamirštama pernelyg dažnai
Konvertuojant asmens dokumentus, sąskaitas ar sutartis, verta sustoti ir pagalvoti, kur tas failas keliauja. Internetiniai įrankiai patogūs, tačiau kai kurie iš jų failus laiko savo serveriuose ilgiau, nei norėtumėte. Jei dokumentas turi asmens kodą, banko sąskaitos numerį ar kitą jautrią informaciją, geriau rinktis:
- konvertavimą programoje, veikiančioje tiesiai kompiuteryje, be interneto ryšio (pavyzdžiui, per „Word” ar „LibreOffice”);
- patikimus, žinomus įrankius, turinčius aiškią privatumo politiką;
- PDF slaptažodžio apsaugą, jei failą reikia siųsti el. paštu – daugelis PDF redaktorių leidžia užrakinti dokumentą slaptažodžiu.
Tai neturėtų tapti paranoja, tačiau sveikas atsargumas dėl asmeninių duomenų šiais laikais tikrai neprošal.
Kelionė nuo failo iki PDF – kas tikrai svarbu atsiminti
Jei apibendrintume visą šitą temą kaip žemėlapį – konvertavimas į PDF yra paprastas žingsnis, kai žinai, kur eiti. Tekstiniams dokumentams pakanka funkcijos, kuri jau įmontuota Word ar Google Docs. Nuotraukoms ir skenuotiems lapams geriausiai tinka telefono skenavimo funkcija arba specializuotas įrankis. Kai reikia sujungti keletą failų ar sumažinti dydį – tuomet internetiniai konvertavimo servisai tampa geriausiu draugu, tik reikia rinktis atsargiai, atsižvelgiant į dokumento jautrumą.
Praktiškas patarimas pabaigai – jei dažnai tenka konvertuoti dokumentus, verta susikurti savo mini „rinkinį”: vieną patikimą internetinį įrankį greitiems, nesudėtingiems failams, ir vieną programą kompiuteryje jautresniems dokumentams. Tada nebereikės kaskart iš naujo galvoti, kur ieškoti sprendimo – žinosi iš karto, kur eiti, kaip žinai, kurioje Europos šalyje geriausia kava, jei jau ten buvai.
